Jeden Monat geben wir dir einen Einblick in den Otterbau, damit du siehst, wer und was alles hinter den QoQa-Benachrichtigungen steckt, die du erhältst. Nachdem wir uns mehrere Kreise angeschaut haben, nehmen wir diesmal eine unauffällige, aber absolut zentrale Schaltstelle des Otterbaus unter die Lupe, nämlich das Team für die Warendisposition, unsere Appros, wie wir sie nennen.
Ohne sie bewegt sich nichts. Zumindest nichts, was in deinem Briefkasten landen könnte. Ihre Mission lässt sich in einem Satz zusammenfassen, der vielleicht einfach erscheint, aber im Alltag anspruchsvoll ist: Ihre Aufgabe ist es, den richtigen Artikel am richtigen Ort, zur richtigen Zeit und in der gewünschten Qualität zu liefern. Wie du also siehst, halten sie die Maschine am Laufen.
Die 13 Otter im Kreis der Appros sind in zwei verschiedenen Bereichen tätig, die sich ergänzen. Auf der einen Seite stehen 10 Disponent*innen, darunter ein Lead des Kreises und ein Key-User (die Referenzperson und erste Anlaufstelle für das Team bei allen Fragen rund um das Verwaltungstool). Auf der anderen Seite gibt es drei Otter, die sich um die Verwaltung der Stammdaten kümmern und auf dem Weg vom Produkt zum Angebot sehr früh die Weichen stellen.
Fangen wir also mit diesen drei an: Das Trio verwaltet die Produktreferenzierung, ist also für korrekte Logistikdaten zuständig. Produktreferenzen, Einkaufspreise, Lieferanten, Prozesse für den Kundendienst ... alles geht durch ihre Hände, bevor ein Artikel überhaupt offiziell im QoQa-Ökosystem existiert. Diese Daten erfassen die Otter in Produktdateien in unserem Verwaltungssystem und kümmern sich auch um die Bestellung und die Verwaltung der Produktmuster. Ein unverzichtbarer Schritt, um Produkte vor einem Verkauf zu validieren.
Die eigentlichen Appros kommen erst ins Spiel, wenn der Deal vom Einkaufs-Team abgesegnet wurde. Ihr Spielfeld ist das operative Geschäft. Die fröhliche Truppe plant den Transport vom Lieferanten zu den Lagern, berechnet und bestätigt die Versanddaten für die Angebote, verfolgt die Lieferungen und kümmert sich, wenn nötig, um unvorhergesehene Ereignisse. Wenn es bei der Warenannahme Probleme mit der Menge oder der Qualität gibt, ist sie es, die mit unseren Partnern Kontakt aufnimmt. Bei einigen sehr spezifischen Produkten wie Primeur-Weinen oder Sperrgut gehen diese Otter noch einen Schritt weiter und verhandeln direkt mit geeigneten externen Logistikpartnern, darunter die Post, Planète Express, Duperrex oder Tammaro.
Hinter jedem veröffentlichten Angebot steckt ein gut geölter Mechanismus. Alles beginnt mit dem Einkaufs-Otter, der den Deal mit dem Partner aushandelt. Sobald das Angebot abgesegnet ist, erhält das Appro-Team alle Informationen, die für die Planung der weiteren Schritte erforderlich sind. Die logistischen Abläufe müssen ebenso festgelegt werden wie das späteste Versanddatum, natürlich muss das Logistikteam informiert werden, und das alles, bevor das Angebot live geht.
Wenn die Bestellung beim Partner aufgegeben wird, behält der Otter im Team, der für das Angebot zuständig ist, bis zum Schluss den Überblick: Verfolgung der Spediteure, Anpassungen bei Verzögerungen und auch die Lösung kleinerer Probleme. Das Ziel ist immer das gleiche, nämlich dass das Produkt bei dir ankommt, ohne böse Überraschungen.
Während diese Arbeit für die Qommunity meist unsichtbar bleibt, sorgt sie für reibungslose Abläufe bei QoQa, selbst wenn logistische Probleme auftreten!
Unsere Logistik hat erst kürzlich ihren neuen Bau in Eclépens bezogen. Das Appro-Team war von Anfang an sehr stark in das Projekt involviert, und das ist kein Zufall. Es befindet sich an der Schnittstelle zwischen Handel und Logistik, womit es bei Infrastrukturveränderungen dieser Grössenordnung eine entscheidende Rolle spielt.
Während der Übergangsphase, in der wir uns derzeit noch befinden, behalten unsere 13 Otter den Überblick. Und das aus gutem Grund: Mit zwei parallelen Standorten (dem alten und dem neuen Lager) muss man doppelt aufpassen, um die Waren an den richtigen Ort zu leiten, Fehlbestände zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Aber es geht nicht nur um den Umzug! Der neue Standort ist auch der Anlass für neue Strategien in der Lagerverwaltung und das Appro-Team arbeitet bereits an Optimierungen, um die Effizienz zu steigern und die Zusammenarbeit mit den Logistik-Teams weiter zu stärken.
Die Appros sind für den Otterbau, was ein Stellwerk für die Bahn ist: absulut zentral. Sie verbinden die Teams des Einkaufs, der Logistik, des QoQa-Service und der Finanzen, oft im Hintergrund, aber mit direkten Auswirkungen auf jede Bestellung. Ohne sie gibt es keine Erfassung der Produkte, keine Lieferfristen und schon gar keine Lieferungen. Kurz gesagt, wäre QoQa ohne sie nicht QoQa.