Dans la boucle, c’est le format qu’on te propose une fois par mois pour aller voir ce qu’il se passe derrière les notifications QoQa que tu reçois. Après avoir exploré plusieurs cercles, on s’attaque cette fois à un pilier discret mais absolument essentiel de la tanière, à savoir l’équipe appro (pour approvisionnement).
Sans cette équipe de loutres, rien ne bouge. Du moins, rien de ce qui doit arriver dans ta boîte aux lettres. Sa mission tient en une phrase, simple en apparence mais exigeante au quotidien: garantir le bon article, au bon endroit, au bon moment et de bonne qualité. Alors autant te dire qu’elles sont au cœur de la machine!
Le cercle appro, ce sont 13 loutres, organisées en deux pôles distincts mais totalement complémentaires. D’un côté, on retrouve 10 approvisionneur·euse·s, dont un leader de cercle et un key user (la personne de référence sur l’outil de gestion utilisé par l’équipe). De l’autre, il y a trois gestionnaires de référencement qui interviennent très en amont dans la vie d’un produit que l’on va proposer sur QoQa.
On commence par ces trois-là! Les gestionnaires de référencement sont en charge de la qualité des données logistiques. Références, prix d’achat, fournisseurs, process SAV… tout passe entre leurs mains avant même qu’un article n’existe officiellement dans l’écosystème QoQa. Ce sont ces loutres qui créent et contrôlent les fiches produits dans notre système de gestion, et qui gèrent aussi la commande et la vie des échantillons. Une étape indispensable pour valider les produits avant (et parfois pendant) une vente.
Quant aux appros à proprement parler, ils et elles entrent en scène une fois le deal validé du côté des achats. Leur terrain de jeu, c’est l’opérationnel. La joyeuse bande planifie le transport depuis le fournisseur jusqu’au dépôt, calcule et valide les dates d’expédition affichées à la Qommunauté, suit les livraisons et, le cas échéant, gère les imprévus. En cas de souci de quantité ou de qualité à la réception, c’est elle qui monte au front auprès de nos partenaires. Enfin, pour certains produits bien spécifiques tels que Primeurs ou colis encombrants, ces loutres vont encore plus loin en négociant directement avec des prestataires externes adaptés, parmi lesquels La Poste, Planète Express, Duperrex ou Tammaro.
Derrière chaque offre publiée, il y a une mécanique bien huilée. Tout commence avec l’acheteur·euse, qui négocie le deal avec le partenaire. Une fois l’offre terminée, l’appro récupère l’ensemble des informations nécessaires pour planifier la suite. Il définit les flux logistiques, transmet les consignes aux équipes en logistique et fixe la date d’expédition maximale avant la mise en ligne de l’offre.
Quand la commande est passée, la loutre de l’équipe chargée de ladite offre garde la main jusqu’au bout: suivi des transporteurs, ajustements en cas de retard, voire la résolution des petits accros. L’objectif reste toujours le même, à savoir que le produit arrive chez toi, sans mauvaise surprise.
Bref, c’est ce travail de l’ombre, très peu visible côté client, qui permet à l’expérience QoQa de rester fluide et ce, même quand les contraintes logistiques s’accumulent!
Tu le sais certainement, depuis peu, notre logistique a déménagé dans sa nouvelle tanière à Eclépens. Or, depuis le début, le cercle appro a été très impliqué dans ce projet et ce n’est pas un hasard! Il se situe en effet à l’interface entre le commerce et la logistique, ce qui en fait un acteur clé lors d’un changement d’infrastructure de cette ampleur.
Pendant la phase de transition, phase dans laquelle on est toujours actuellement, le rôle de nos 13 loutres a été crucial. Et pour cause, avec deux sites en parallèle (l’ancien et le nouveau dépôt), il faut redoubler de vigilance pour aiguiller la marchandise vers le bon endroit, éviter les erreurs de stock et assurer une continuité sans accroc.
Mais l’enjeu ne s’arrête pas au déménagement! Le nouveau site ouvre aussi la porte à de nouvelles stratégies de flux et l’équipe appro travaille déjà sur des optimisations qui permettront de gagner en efficacité, tout en renforçant encore la collaboration avec les équipes logistiques.
L’équipe appro, c’est un rouage central de la tanière. Elle relie le commerce, la logistique, le service client et la finance, souvent sans faire de bruit, mais avec un impact direct sur chaque commande. Sans elle, il n’y a pas de produits référencés, pas de délais fiables ni de livraisons maîtrisées. Bref, pas d’expérience QoQa telle que tu la connais.